Hvilket ansvar har prosjekteier? Uklar rollebeskrivelse på dette nivået i organisasjonen fører til mange problemer. Prosjekteier er ansvarlig for at prosjektet blir en suksess. En av grunnene til at mange prosjekter mislykkes er derfor fordi man ikke har en dedikert prosjekteier fra start.
Mange virksomheter har ikke definert tydelig nok hvem som skal ha rollen prosjekteier. Eller – de har pekt ut en stakkar som slett ikke har fått påvirkningsmulighet i praksis. Klassisk ansvar uten myndighet. I verste fall blir prosjektet et skandaleprosjekt.
Tradisjonelt har det jo vært ganske trygt å være prosjekteier
- Rollen har vært uklar. Ingen har stilt krav til deg ut over å være sjefen i styringsgruppa
- Du har kunnet legge ansvaret over på prosjektleder.
- Det har ikke spilt noen rolle hva som skjer etterpå
Men NÅ! Nå begynner de å snakke om at prosjekteier skal være gevinstjeger.
De snakker om ansvar for prosjektets suksess. Det er snakk om å hente ut effekten. Man skal sette organisasjonen i stand til å ta resultatet bruk. Gevinstrealisering er blitt akseptabelt også i offentlige prosjekter.
Ikke rart det kan være vanskelig å få noen til å ta på seg denne hatten.
Konsekvensen på lang sikt er jo prosjekteiere som ikke er tilstede. De rømmer inn i annet arbeid, noe det som regel er nok av. Prosjekteieren er utilgjengelige for prosjektleder. I verste fall skygger de unna beslutninger. Resultatet er frustrerte prosjektledere samt forsinkede og dyre prosjekter.
Finnes det noen prosjektmodell som kan løse dette? Selvfølgelig. Du vil ikke finne noen prosjektmetodikk som ikke forankrer prosjektet til virksomhetens strategi. PRINCE2 og Prosjektveiviseren til DIFI har likevel den tydeligste rollebeskrivelsen for Project Owner / Gevinstansvarlig.
Men aller først: Vi snakker ikke lenger om vellykkede prosjekter i den gamle tankegangen. ”Bare du leverer til tid, budsjett og spesifikasjon, så er det bra.”
Er ikke nok det, vet du. Det dere leverer må jo kunne brukes!
Og det er her PRINCE2 legger det viktigste fundamentet:
- Business Case.
- Prosjektets hensikt.
- Grunnen til at dere investerer tid og penger i en jobb.
Vi starter med å få klarhet i hvorfor vi skal gjøre dette prosjektet. Definere hvilken effekt / gevinst vi vil ha ut av det. Hvem kan definere dette? Det er ledelsens beslutning. Så finner man den personen i organisasjonen som skal eie løsningen. Dette er den ideelle prosjekteieren. Vedkommende må derfor få beslutningsmakt som står i forhold til ansvaret.
Hva ligger i denne autoriteten? Det er tre viktige elementer her:
- Beslutningsmyndighet over nødvendige ressurser til prosjektet– bevilge penger til prosjektet, definere hvem som kan flyttes fra oppgaver og over i prosjektet
- Definisjonsmakt når det gjelder prioritet på variablene – hva er viktigst av tid, kvalitet og ressurser?
- Myndighet til å definere hvilke kontrollpunkter vi skal ha? Hva er viktigst å måle underveis, og når skal vi eventuelt sette ned foten?
Dere trenger ikke å implementere PRINCE2.
Dere trenger bare å ta med dere tydeligheten i rollebeskrivelsen.