Med jevne mellomrom møter jeg kunder som egentlig ikke driver med prosjekter. De har sin virksomhet, sin verdiskapning, og prosjekter er bare noe de holder på med litt på siden. Litt som et nødvendig onde. Organisasjonen er liten, det er de samme folka som bemanner alle funksjoner – uansett om du kaller det løpende drift eller prosjekt.
Engasjerte medarbeidere
Men du kan være ganske sikker på at det finnes engasjerte folk hos dere som ser potensial for å gjøre ting smarter og mer effektivt. Som kjenner på kroppen der de daglige rutinene ikke funker. Så kommer de opp med forslag til løsninger. Som blir et prosjekt av typen «Hmm, ja, se litt nærmere på det, du». Disse prosjektene har ofte muligheten til å lykkes vesentlig bedre enn de endringene som er initiert fra toppen. Men de har også alle muligheter til å strande på elendig prosjektstyring!
Kodak-moment
Eller så kommer det føringer – fra myndighetene, fra samarbeidspartnere, fra markedet – som gjør at det blir fullstendig nødvendig å gjøre noe annerledes. Du kan rett og slett komme opp i et Kodak-moment. Og er du over 40 år, så forbinder du det med de gamle kampanjene til Kodak foto – hvor et Kodak-moment var et motiv du burde ta bilde av. Nå, derimot, er et Kodak-moment en mulighet for nyskapning som du ikke tok, og dermed gikk nedenom.
Prosjekt er et overforbrukt ord
Alt kalles prosjekter – på jobb, på hjemmebane, i idretten, i frivilligheten, i egenutvikling….. Poenget med et prosjekt, er at det er en midlertidig oppgave som skal munne ut i et resultat. Hva vil dere at det resultatet skal være? Det er greit å ha snakket om før dere velger fremgangsmåte. Når dere setter igang prosjekter, så vil de som regel foregå parallelt med den daglige verdiskapningen – og det må settes av tid. Men det er også viktig at dere ikke tråkker hverandre på tærne: Alle må vite hvilke oppgaver de har ansvaret for – og hva andre skal gjøre.
I de mest engasjerte virksomhetene, hvor folk gløder for jobben sin, så vil kanskje aldri en av de mange ballene i lufta falle ned – forde det alltid står mange klare til å fange dem opp. Og hvis samarbeidsklimaet er godt, så kan det stimulere til enda bedre samarbeid. Eller folk føler seg tråkket på tærne. Overkjørt. Undervurdert.
Hvis folk ikke ser poenget med prosjektet og løsningen, eller gir blaffen – da kan det fort være oppgaver som glipper. Ingen tar ansvar, alle får skylda, prosjektet lider.
Ledelsens ansvar – uansett
Det avgjørende i begge tilfeller er å holde styr på rollene. Det er engang slik at hvis du er leder for en virksomhet – da må du forstå grunnleggende prosjektledelse. Du må forstå den vesentlige strukturforskjellen på drift og prosjekt, på linjerolle og prosjektrolle. Det er nemlig alltid virksomhetens ledelse som er overordnet ansvarlig for valg av prosjekter, og for at de blir vellykket.
Hva gjør du som engasjert prosjektleder?
Hvis du er i den situasjonen at det er din idé, det er du som er drivkraften i prosjektet, det er du som gløder for fremdrift, da er noen grep du kan ta:
Som prosjektleder er det ditt ansvar å nå målet, så du bør ha en god forståelse av hvorfor prosjektet settes igang, og hva leveransen skal bidra til
Du må selge inn løsningsforslagene – og vise hvordan de samspiller med den overordnede hensikten for prosjektet
Du må passe på at du har forankring nok til arbeidet du gjør, slik at du ikke blir møtt med «Det var jo aldri meningen at du skulle bruke så mye tid på dette!»
Du må ha oversikt over interessentene – hvem er det som blir berørt av prosjektet? Hvem kan påvirke det? Hvem er med og jobber? Hvem har faglige innspill? Hvem må du kjøpe tjenester av? Hvem i organisasjonen din må du ha med deg for å gjøre en jobb? Hvem er dine støttespillere? Hvem må du overbevise?
Jo bedre du kjenner prinsippene prosjektstruktur, og særlig organisasjonsstrukturen, jo lettere kan du hjelpe ledelsen til å formalisere den nødvendige strukturen
Det er viktig å ha god dialog med de som tar beslutningene.
Få oversikt
Uansett om du er prosjektleder og/eller er med i ledelsen i virksomheten, så anbefaler jeg deg å få oversikt over grunnstrukturen i prosjekter. Det vil hjelpe deg til å få hode og hale på selve prosjektjobben, og unngå misforståelser og uenigheter.
Du finner flere kurs her.